04.04.2017 eesa

СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ

Authors / Autors / Автора:

Еремина Наталья Владимировна
старший преподаватель
кафедры теории бухгалтерского учета
Кубанского государственного аграрного
университета им. И. Т. Трубилина
Левченко Елена Викторовна
старший преподаватель
кафедры теории бухгалтерского учета
Кубанского государственного аграрного
университета им. И. Т. Трубилина
Нестеренко Кристина Владимировна
Сизова Юлия Олеговна
студентки учетно-финансового факультета

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

  1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
  2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

Рисунок 1 — Схема документооборота организации

  1. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.
  2. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:
  • Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
  • Группировка объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица.
  • Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.
  1. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2.

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Образец декларации представлен на рисунке 3-5. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов.

Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании

Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист

Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2

Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3

Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов

Проверка осуществляется следующими способами:

— формальная проверка;

— проверка по существу;

— арифметическая проверка;

— встречная проверка.

Формальная проверка — с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

  1. Принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
  2. При приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  3. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;
  4. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы

Таблица 1

Образец графика документооборота

Наименование документа Создание документа Проверка и обработка документа Передача документа в архив
Количество экземпляров Ответственный за оформление Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Срок исполнения Ответственный за пере-дачу Срок исполнения ежегодно по всем
Авансовый отчет 1 Подотчетное лицо- кассир Не более 3 дней после получения Бухгалтер Ежедневно Бухгалтерия По истечении 3-х лет
Акт о списании объекта основных средств 1 Бухгалтер материального отдела В момент списания объекта с учета Главный бухгалтер; бухгалтер материального отдела В день списания Бухгалтерия По истечении 3-х лет

Критерии графика документооборота представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 — Критерии графика документооборота

Функциональное назначение графика документооборота: ускорение процесса; повышение производительности труда; усиление контроля; повышение уровня автоматизации; повышение эффективности.

При составлении первичных учетных документов довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок. При обнаружении ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки. Возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена частью 7 статьей 9 Законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Способы устранения ошибок представлены на рисунке 8.

В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это — финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Рисунок 8 — Способы устранения ошибок

 

 

Bibliography / Referencje / Список литературы:

1. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет: учебное пособие 4-е изд., перераб. и доп. / Н. П. Кондраков. - М.: ИНФРА М, 2014.-523 с.
2. О бухгалтерском учете: федер. закон Россий-ской Федерации от 6 декабря 2011 г., № 402-ФЗ: при-нят Гос. Думой 22 нояб. 2011 г.: одобр. Советом Фе-дерации 29 нояб. 2011 г. – М.: Ось-89, 2012. - 36 с.
3. Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»: [утв. прика-зом Минфина РФ от 06.10.2008 г. № 106н, в ред. от 18.12.12 г. № 164н].

Tagged: