ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРАВИЛА, СРОКИ И СПОСОБЫ

Список авторов:

Анотация:

Ключевые слова:

В каждой организации ведется контроль. Этот контроль заключается в ведении бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но также все эти документы необходимо хранить. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организации должна соблюдать определенные правила и сроки хранения документов.

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные сроки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа. Также большинство документов должны хранится 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы, которые необходимо хранить постоянно это, например, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по переоценке инвентаризации обязательств и активов, документы по валютным операциям и другие важные документы. Также постоянному хранению подлежат книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различные, большинство из них хранятся 5 лет, другие по 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые хранятся постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, необходимо руководствоваться указанным Перечнем. Сроки хранения кассовых, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов составляет 5 лет. Кроме того, существует Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года. А также документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний. Если же руководители организации приняли решение хранить документы у себя в офисе, то должно быть выделено по архив специальное помещение, оснащенное специальными средствами для хранения документов. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет, должны быть специальные стеллажи или полки.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Если же организация решила воспользоваться услугами архивных компаний, то передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы должны:

  • освободить свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия;
  • снять с работников бухгалтерии лишние обязанности, сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями;
  • документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

К услугам архивных компаний обращаются обычно в тех случаях, когда необходимо освободить часть офисного пространства и снизить издержки.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема. Причиной этому служат: большое попадание света, из-за которого документы выцветают и приходят в негодность до истечения срока хранения. Так же нельзя выдавать документы сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Главной чертой бухгалтерского учета является отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерских документах.

Первичный документ-это документ, подтверждающий хозяйственную операцию: продажа товара, покупка материалов у поставщиков, оказания услуг клиентам, выплата зарплаты сотрудникам и другие.

Все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения происходят на основании первичных документов. К первичным документам также относят: акты, договоры, счета-фактуры и накладные. В настоящее время первичные документы могут использоваться в электронном виде, такие документы должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки хранения документов в электронных и бумажных формах одинаковы.

Индивидуальный предприниматель и любая организация должны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402 –ФЗ «О бухгалтерском учете». В каждой организации за сохранность первичных документов отвечает ее руководитель, а вот индивидуальный предприниматель ответственность за соблюдение норм несет самостоятельно. Также большое внимание уделяется бухгалтерской отчетности.

Условия и сроки хранения бухгалтерских документов нужно обязательно прописать в уставе организации для того, чтобы в дальнейшем избежать лишних вопросов от проверяющих органов. Помимо этого можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя предприятия, устанавливающий порядок хранения документов и ответственность за это лиц.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России №558. Скор хранения в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть не менее пяти лет, но также есть такие документы, срок хранения которых составляет 4 года.

Начинается срок хранения с 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Но есть исключения. Все учетные регистры по НДС-книги покупок и книги продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов фактур- хранятся с момента закрытия документа, то есть с момента внесения в них последней записи. А документы, подтверждающие учет амортизируемого имущества и определяющие его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Эти нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 года №03-03-06/1/270. Некоторые бухгалтерские документы необходимо хранить в течении 75 лет, поскольку они влияют на размер начисления пенсии граждан, работавших в данной организации, и должны передаваться в архив.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую организации выгоднее воспользоваться услугами архивных компаний, чем хранить документы самостоятельно у себя в офисе. Потому что хранить документы вне офиса более надежно и удобно. Выбор способа хранения документов определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Считается, что оказывается выгодней воспользоваться услугами архивных компаний, чем нести финансовые затраты на дальнейшее содержание архива.

Уничтожение документов не такая и простая процедура. Для этого руководитель назначает специальную комиссию, в которую входят специалисты различных структурных подразделений организации. Данная комиссия проверяет и оценивает документы, с целью установления сроков их хранения, определяют ценность документов и принимают решения об уничтожение документов. Затем составляет перечень документов, которые подлежат уничтожению. Помимо этого, комиссия составляет акт об уничтожении документов, в который входят документы, срок у которых истек. Акт необходимо подписать всем членам комиссии. Единой формы акта нет, поэтому организация должна разработать и утвердить его в индивидуальном порядке. Документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Согласно ст.27 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения бухгалтерских документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность, которая может быть возложена на должностных и юридических лиц, а также на других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

Степень и виды возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами регионального и федерального значения.

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер, то есть виновное лицо обязано возместить причиненный ущерб. Наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа.

Административная ответственность за нарушение сроков хранения установлена законодательством в соответствии со ст.15.11КоПА РФ. Любое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст.325 УК РФ), за непредставление их налоговой службе (ст.199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными или принудительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.

Библиография: